Fraudebeheersing
De frauderisicoanalyse wordt jaarlijks beoordeeld. De laatste beoordeling heeft eind 2024 plaatsgevonden. Voor de gemeente Nissewaard is in kaart gebracht waar de frauderisico’s aanwezig zijn en op welke wijze deze risico's zijn afgedekt met beheersmaatregelen om vervolgens te concluderen of de risico's zijn teruggebracht tot een acceptabel niveau.
Deze frauderisico analyse kan worden opgedeeld in een tweetal onderdelen:
- Frauderisico’s binnen de processen
- Proces overstijgende frauderisico’s
- Frauderisico’s binnen de processen:
Dit betreffen de frauderisico’s welke betrekking hebben op een specifiek proces binnen de gemeente Nissewaard. Deze risico’s doen zich alleen voor binnen het proces en de te nemen maatregelen zien dan ook specifiek toe op maatregelen binnen dit proces.
Het is van belang om een zo volledig mogelijk beeld te hebben van de frauderisico’s die relevant zijn voor de gemeente Nissewaard. Om de volledigheid te borgen is de frauderisicoanalyse opgesteld op basis van gesprekken en informatie vanuit de gehele organisatie. Er is gesproken met inhoudelijk verantwoordelijke medewerkers, teammanagers van alle afdelingen en daarnaast is de frauderisicoanalyse besproken met de eenheidsmanagers. De frauderisico’s en beheersmaatregelen zijn geüpdatet ten opzichte van voorgaand jaar. Ook zijn de beheersmaatregelen verder geconcretiseerd op basis van de 6 w-vragen (Wie, Wat, Waarom, Wanneer, Waarmee en Waar gedocumenteerd). Op deze manier worden de beheersmaatregelen die we als gemeente hebben getroffen beter uitgewerkt en geeft de analyse een beter inzicht in hoe we de frauderisico’s terugbrengen naar een acceptabel niveau.
- Proces overstijgende frauderisico’s:
Dit betreffen de frauderisico’s welke niet toezien op één specifiek proces, maar betrekking hebben op meerdere processen en/of de gehele organisatie.
De accountant onderkent minimaal de volgende twee proces overstijgende frauderisico’s:
- Het risico dat management interne beheersingsmaatregelen doorbreekt
- Het risico ten aanzien van de opbrengstenverantwoording
Voor deze frauderisico’s zijn er geen mitigerende maatregelen binnen een proces alleen, maar zijn de mitigerende maatregelen ook proces overstijgend. Binnen de gemeente Nissewaard zijn er een aantal maatregelen genomen om de bovenstaande (procesoverstijgende) frauderisico’s te mitigeren:
- Klokkenluidersregeling
- Vertrouwenspersonen
- ‘Het goede gesprek’ (dat jaarlijks tussen de manager en de medewerker wordt gevoerd)
- Verklaring Omtrent Gedrag
- Eed en/of Belofte die moet worden afgelegd bij indiensttreding
- Onboardingsproces (zowel voor eigen personeel als inhuur)
In 2024 hebben we de frauderisicoanalyse verder geprofessionaliseerd. Daarbij hebben we gekeken of we alle processen hebben beoordeeld, hebben we de bruto en netto frauderisico’s geclassificeerd, hebben we de restrisico’s aangescherpt en hebben we eveneens gekeken naar de proces overstijgende frauderisico’s en de te nemen mitigerende maatregelen. De volgende stap is dat Team Audit in de tweede helft van 2025 zal starten met het controleren of de beheersmaatregelen zoals deze zijn opgenomen in de analyse ook daadwerkelijk worden uitgevoerd.